Qu'est-ce qu'un Système de gestion de la qualité (SGQ)?

Un système de gestion de la qualité (SGQ) est une approche structurée permettant de planifier, de gérer et d'améliorer en permanence la qualité de la prestation de services de manière systématique. Imaginez le SMQ comme le système nerveux d'une organisation - il relie tous les domaines et veille à ce que les processus se déroulent sans accroc et que les problèmes soient détectés à temps.

Pourquoi ai-je besoin d'un SMQ ?

Depuis le 01.01.2022, des exigences de qualité légales s'appliquent aux fournisseurs de prestations ambulatoires du système de santé suisse qui souhaitent facturer à la charge de l'assurance-maladie obligatoire. Ces exigences sont définies à l'article 58g de l'ordonnance sur l'assurance-maladie (OAMal). Elles comprennent, entre autres, l'existence d'un système de gestion de la qualité approprié et d'un système de rapport/d'apprentissage interne, ainsi que la connexion à un réseau uniforme dans toute la Suisse pour la déclaration des événements indésirables. PractiQ aide personnellement les prestataires de services, de professionnel à professionnel, à satisfaire à ces exigences. PractiQ propose des systèmes de gestion de la qualité adaptés à chaque spécialité.

Quelle est l'utilité d'un SMQ pour moi en tant que cabinet médical ambulatoire ?

Pour un prestataire de services ambulatoires dans le secteur de la santé, un SMQ présente plusieurs avantages importants :

1. un SMQ augmente la sécurité et la satisfaction des patients. Des processus standardisés et des contrôles réguliers permettent de minimiser les erreurs de traitement. Pensez par exemple à une documentation uniforme de l'administration des médicaments ou à des mesures d'hygiène clairement définies.

2. un SMQ optimise les processus internes. Si tous les collaborateurs travaillent selon les mêmes procédures bien conçues, cela réduit les doublons et les malentendus. Un exemple concret serait un système uniforme pour la prise de rendez-vous et l'accueil des patients.

3. un système de gestion de la qualité permet d'assurer la sécurité juridique. Dans le secteur de la santé, les exigences légales et les obligations de documentation sont nombreuses. Un SMQ aide à les remplir de manière fiable et à en apporter la preuve. Cela est particulièrement important lors des contrôles de qualité effectués par les assureurs ou d'autres institutions.

4. un SMQ favorise l'amélioration continue. L'analyse régulière des chiffres clés, des commentaires des patients et des processus permet d'identifier les points faibles et d'y remédier. Cela pourrait par exemple se traduire par une réduction des temps d'attente ou une organisation plus efficace des processus de traitement.

5. un SMQ renforce la satisfaction des collaborateurs. Des processus et des responsabilités clairs apportent de la sécurité dans le travail quotidien. Lorsque les collaboratrices sont activement impliquées dans l'amélioration de la qualité, leur motivation et leur engagement augmentent également.

Il est important de comprendre qu'un SMQ n'est pas un ensemble de règles rigides, mais un système vivant qui évolue en permanence. L'investissement initial pour l'introduction peut certes paraître élevé, mais il s'avère payant à long terme grâce à des processus plus efficaces, des patients et des collaborateurs plus satisfaits et une meilleure rentabilité.

Selon quelles directives établissez-vous des SGQ ?

Nos SMQ sont étroitement liés aux normes DIN EN ISO 9001:2015 et DIN EN 15224, ce qui les rend potentiellement certifiables si cela est souhaité. 

Un QMS est-il un logiciel ?

Non, un SMQ n'est pas un simple logiciel, mais un système de gestion complet. Imaginez plutôt un SMQ comme un "manuel" de votre organisation - il comprend toutes les règles, tous les processus et toutes les méthodes qui vous permettent de garantir et d'améliorer la qualité de vos prestations. Un SMQ est donc basé sur des documents, mais il peut bien sûr exister sous forme numérique. 

Toutefois, les outils logiciels peuvent très bien soutenir le SMQ. Ces outils numériques aident à mettre en œuvre plus efficacement les différents aspects de la gestion de la qualité. Par exemple

• Un logiciel de gestion documentaire permet de centraliser tous les documents importants et de garantir leur actualité.
• Les outils de gestion des processus visualisent et documentent vos processus de travail
• Les check-lists numériques aident à standardiser les tâches de routine (dans l'idéal, elles sont déjà intégrées dans le logiciel de votre cabinet).
• Les systèmes de feedback enregistrent et analysent les réactions des patients

Le logiciel n'est donc qu'un outil - comparable à une boîte à outils. Le SMQ proprement dit se compose des objectifs de qualité que vous avez définis, des processus établis, des responsabilités des collaborateurs et de la culture de la qualité vécue dans votre établissement.

Leur QMS de départ est-il suffisant pour moi en tant que cabinet individuel ?

Oui, notre QMS de démarrage a été conçu précisément pour les personnes individuelles. Le temps qu'il vous faut pour vous familiariser avec lui et l'adapter à votre situation personnelle est raisonnable. Avec Start-QMS, vous pouvez mettre en place un système de gestion de la qualité dans votre cabinet individuel de manière efficace et à moindre coût.

Me garantissez-vous l'acceptation ?

Oui, nous garantissons que si vous utilisez notre SMQ, vous obtiendrez l'autorisation de facturer à la charge de l'AOS. Si ce n'est pas le cas et que cela est exclusivement dû à notre SMQ, nous le modifierons gratuitement jusqu'à ce qu'il soit accepté.

Et si j'ai des questions ?

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions. Si la réponse est rapide, nous répondons gratuitement à vos questions. Si la réponse est complexe, par exemple si elle prend plus de 15 minutes, vous recevrez un devis. La facturation se fait par tranches de 5 minutes, sur la base d'un tarif horaire de 220 CHF hors TVA.

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